نحوه سرعت بخشیدن به پاسخگویی ایمیل‌ها در جیمیل

اکثر ما معمولاً انبوهی از ایمیل‌ها را داریم که فرصت کافی برای پاسخ دادن به آنها را پیدا نمی‌کنیم. به هر حال هر چقدر هم تلاش کنیم، در یک روز تنها تعدادی از آنها را می‌توانیم بخوانیم و پاسخ دهیم. خوشبختانه، جیمیل تعداد زیادی ابزار را ارائه می‌دهد که در هنگام نوشتن ایمیل می‌توانند به ما کمک کنند. جیتسو آموزش استفاده از این امکانات را برایتان توضیح می‌دهد.

ایمیل‌های خود را به صورت خودکار تکمیل کنید

ابزار Smart Compose جیمیل، مانند auto-complete در ایمیل است و این گونه کار می‌کند که نحوه نوشتن شما را یاد گرفته و بر اساس آن جملات را کامل می‌کند و به شما کمک می‌کند تا به سرعت پیام خود را نوشته و در زمان کمتری پاسخ‌های بیشتری ارسال کنید. کلمه و جملات پیشنهادی هنگام تایپ ظاهر می‌شوند که تنها با فشار دادن کلید می‌توانید پیشنهاد را پذیرفته یا آنها را نادیده بگیرید.

Smart Compose برای کلمه یا جملات واضح بهتر عمل می‌کند. به عنوان مثال، اگر نام گیرنده شما مریم باشد، می‌تواند به صورت خودکار “سلام، مریم” را در ابتدا اضافه کند.

برای فعال کردن Smart Compose در وب‌سایت جیمیل، وارد اکانت خود شوید و بر روی آیکون چرخ دنده در بالا سمت راست کلیک کنید. سپس، بر روی “See All Settings” کلیک کنید.

در برگه “General” به بخش “Smart Compose” بروید و سپس بر روی دکمه رادیویی کنار “Writing Suggestions On” کلیک کنید.

Smart Compose همچنین می‌تواند سبک نوشتاری شخصی شما را بهبود ببخشد، اما این بدان معناست که داده‌های بیشتری توسط گوگل جمع آوری خواهد شد. به این منظور، دکمه رادیویی در کنار “Personalization On” در بخش “Smart Compose Personalization” را انتخاب کنید.

برای اعمال گزینه‌هایی که انتخاب کرده‌اید، در پایین صفحه بر روی “Save Changes” کلیک کنید.

در آیفون، آیپد و یا دستگاه اندرویدی خود، اپلیکیشن جیمیل را اجرا کنید. روی منوی همبرگر مانند در بالای صفحه سمت چپ ضربه بزنید تا نوار منوی کناری باز شود.

به پایین لیست اسکرول کرده سپس بر روی “Settings” ضربه بزنید.

بر روی آدرس ایمیل خود ضربه بزنید. در صفحه بعدی، بر روی کادر کنار گزینه “Smart Compose” ضربه بزنید.

حال، هر زمان که ایمیلی را تایپ کنید، کلمه و جملات پیشنهادی جیمیل به رنگ خاکستری روشن ظاهر خواهند شد. برای انتخاب یک پیشنهاد، آن را به سمت راست کشیده و یا Tab را فشار دهید.

با Smart Replies از تایپ کردن خلاص شوید

بیشتر پاسخ ایمیل‌ها تنها به چند کلمه احتیاج دارند. به طور مثال، معمولاً برای یک قرار تنها باید یک زمان را تأیید کنید و جمله‌ای مانند “برای من زمان مناسبی است” و یا باید یک پیام سریع مانند “خیلی متشکرم” را ارسال کنید. Smart Reply جیمیل به شما امکان می‌دهد از تایپ این نوع عبارات خلاص شوید.

با توجه به متن ایمیلی که دریافت کرده‌اید، جیمیل می‌تواند سه پاسخ حاضر و آماده را به شما پیشنهاد کند. به عنوان مثال، اگر شخصی دعوت شام برای شما بفرستد، جیمیل پاسخی مانند “حتماً میام”، “متاسفانه نمی‌توانم خودم را برسانم” یا “مشتاق دیدارتان هستم” را به شما پیشنهاد می‌کند و شما می‌توانید یکی از این موارد را انتخاب کرده و بلافاصله بدون تایپ حتی یک کلمه به آن پاسخ دهید.

در کامپیوتر خود، به وب سایت جیمیل بروید و وارد اکانت خود شوید. برای فعال کردن “Smart Replies”، ابتدا بر روی آیکون چرخ دنده کلیک کنید و سپس مسیر See All Settings > General را پیمایش کنید. در بخش “Smart Reply”، بر روی دکمه رادیویی کنار “Smart Reply On” کلیک کنید.

در اپلیکیشن جیمیل در آیفون، آیپد یا دستگاه اندرویدی خود، با ضربه زدن بر روی منوی همبرگر، منوی کناری را باز کنید. به قسمت Settings و سپس [آدرس ایمیل خود] بروید و بر روی کادر کنار “Smart Reply” ضربه بزنید.

کمی بعد از اینکه Smart Reply را فعال کردید، جیمیل در هر ایمیل دریافتی در زیر متن پیام شروع به نمایش سه پاسخ که به صورت خودکار ایجاد شده‌اند، می‌کند.

با Templates می‌توانید مجدد از متن‌هایی که بیشتر تکرار و ارسال کرده‌اید استفاده کنید

بسیاری از افراد هر چند روز یکبار ایمیل‌های تکراری ارسال می‌کنند، مانند گزارش آپدیت هفتگی وضعیت پروژه و یا یادآوری پرداخت هزینه‌ها. جیمیل برای شما این امکان را فراهم می‌کند که متن‌های تکراری را به الگو (Templates) تبدیل کنید تا مجبور به تایپ مجدد آن‌ها نباشید.

هرچند که ایجاد و اضافه کردن Templates را تنها می‌توانید در وب‌سایت جیمیل انجام دهید اما ابتدا باید این ویژگی را در منوی Settings فعال کنید. به این منظور بر روی آیکون چرخ دنده در بالا سمت راست کلیک کنید و سپس مسیر See All Settings > Advanced را طی کنید. در بخش “Templates”، دکمه رادیویی کنار “Enable” را انتخاب کنید.

برای ذخیره الگوی جدید، به صندوق دریافت خود (Inbox) برگشته و بر روی علامت مثبت (+) موجود در سمت چپ Compose جهت نوشتن ایمیل جدید، کلیک کنید. متن و موضوعی که معمولاً برای ایمیل تکراری خود استفاده می‌کنید را تایپ کنید. اگر این ایمیل‌ها را هر بار برای افراد تکراری ارسال نمی‌کنید، قسمت “Recipients” را خالی بگذارید.

پس از اینکه پیش نویستان را کامل کردید، بر روی سه نقطه موجود در سمت راست پایین صفحه کلیک کنید. مسیر Templates > Save Draft As Template و سپس “Save As New Template” را طی کرده و برای الگوی خود نامی را تایپ کنید. در آخر بر روی “Save” کلیک کنید.

دفعه بعدی که نیاز به ارسال یک ایمیل داشتید، جهت نوشتن ایمیل جدید بر روی علامت مثبت (+) کلیک کنید. سپس بر روی سه نقطه در پایین صفحه کلیک کرده و نشانگر ماوس را بر روی “Templates” ببرید و الگوی مورد نظرتان را انتخاب کنید.

ایجاد یک امضا برای ایمیل

شما همچنین می‌توانید یک امضا را ایجاد کنید که به صورت خودکار نام شما را به انتهای ایمیلتان اضافه می‌کند، با این کار هر بار مجبور به نوشتن نام خود نخواهید بود که همین باعث صرفه جویی در وقت شما می‌شود.

همچنین بخوانید: آموزش ایجاد امضای الکترونیکی در جیمیل (Gmail Signature)

در وب‌سایت جیمیل وارد اکنت خود شوید. سپس بر روی آیکون چرخ دنده کلیک کرده و به قسمت All Settings > General مراجعه کنید. در بخش “Signature” بر روی “Create New” کلیک کنید.

نام خود را به عنوان امضا وارد کنید سپس “Create” را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید امضای مختلفی را برای ایمیل‌ها و پاسخ‌های جدید ذخیره کنید. کافیست که امضای خود را با استفاده از ابزار قالب بندی تایپ و سفارشی کنید.

در زیر کادر متن، منوهای کشویی “For New Emails Use” (برای ایمیل‌های جدید استفاده کن) و “On Reply/Forward Use” (برای پاسخگویی و ارسال مجدد استفاده کن) را مشاهده خواهید کرد. امضایی را که می‌خواهید برای هر یک از آنها استفاده کنید را انتخاب کرده و بر روی “Save Changes” کلیک کنید.

نوشتار مشابه: نحوه بازگردانی ایمیل فرستاده شده در Gmail

حال، امضای شما به صورت خودکار در ایمیل‌ها قرار خواهد گرفت. 😉

سرچشمه: How-to Geek